Tata Usaha dan Administrasi
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.
Sub bagian tata usaha merupakan bagian yang pokok di SMKN 12 Malang.
Meliputi kegiatan antara lain: Pengelolaan Bagian persuratan dan umum, mengelola Bagian keuangan, mengelola Bagian kepegawaian, mengelola Bagian adminstrasi kesiswaan, mengelola Bagian perlengkapan, mengelola Bagian Hubungan Masyarakat, dan Dapodik.
Peran utama dari tata usaha adalah memberikan pelayanan dalam bidang informasi / keterangan terhadap pelaksanaan pekerjaan pokok organisasi yang bersangkutan, atau kepada pihak manapun di luar organisasi.
Pekerjaan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan informasi (dokumen) dalam usaha kerjasama sekelompok manusia.
Sedangkan tata usaha diartikan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.
Visi, Misi dan Fungsi
Mewujudkan pelayanan prima intern dan ekstern dalam bidang kegiatan Tata Usaha
- Meningkatkan mutu pelayanan secara profesional.
- Melaksanakan pekerjaan sub bagian tata usaha yang sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok.
- Meningkatkan kerja sama yang baik dalam bidang pekerjaan tata usaha kepada intern dan ekstern.
- Meningkatkan mutu pekerjaan secara efektif dan efisien.
- Meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tanggung jawab tanpa adanya pengawasan langsung.
- Meningkatkan ketrampilan di bidang masing-masing agar dapat menyelesaikan tugas dengan baik.
- Mengelola Surat masuk dan surat keluar
- Menerima Tamu
- Mengelola Dokumen
- Mengelola Alat Tulis Kantor ( ATK )
- Mengelola Administrasi Kesiswaan
- Pengarsipan data Kepegawaian
- Pelaksanaan Kebersihan.
- Melaksanakan Keamanan
Tugas Tata Usaha dan Administrasi
- Menyusun program tata usaha sekolah
- Mengelola Keuangan Sekolah
- Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa.
- Membina dan mengembangkan karier pegawai Tata Usaha
- Menyusun administrasi perlengkapan sekolah.
- Menyusun dan penyajian data/statistik sekolah
- Mengkoordinasikan dan melaksanakan K3 / 6 K
- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan Bagian serta mempersiapkan penyusunan program kerja tahunan.
- Menyusun/membuat Agenda Kerja Harian
- Membuat Struktur Organisasi Sekolah dan TU
- Membuat Buku Tamu umum, Buku tamu Pejabat/Dinas, Buku Tamu Orang Tua siswa, Buku Tamu Supervisi
- Papan Statistik Kesiswaan, Ketenagaan
- Dokumen Pendirian Sekolah
- Absensi Rapat
- Notula Rapat
- Buku Induk Pegawai
- Buku Pengawasan Kenaikan Tingkat
- Pengajuan Berkala ASN
- Data-data Ketenagaan: DUK Guru dan Pegawai Lainnya, Daftar Tugas-Tugas Tambahan, Data FTT + PTT
File Kepegawain - Buku Cuti
- Operator Gaji/Tunjangan ASN/P3K
- Pengajuan Pensiun PNS
- Uraian Tugas Pegawai
- Buku induk Siswa
- Buku Klaper
- Buku Mutasi
- Daftar Calon Siswa Baru
- Arsip Foto Copy STTB yang Keluar dan Masuk
- Daftar Peserta UN (US.1)
- Arsip Leger
- Arsip Buku Absensi Siswa
- Rekapitulasi Absensi Siswa
- Penyimpanan Rapor Siswa
- Buku Beasiswa
- Data Lulusan yang melanjutkan dan bekerja
- Data Prestasi Siswa
- Driver (tambahan)
- Arsip Berita Acara Penyerahan Barang
- Operator SIMBADA Aset dan Persediaan, SIMAS, BOS (ARKAS), Pajak, SIPLAH
- Melayani Permintaan Barang untuk Keperluan Administrasi dan Pembelajaran
- Menerima Barang Datang , Rekap Penerimaan Barang Datang, Dokumentasi Barang yang diterima
- Rekap Stok Persediaan Barang Gudang
- Membuat tanda terima Barang sesuai dengan pengajuan setiap Bidang
- labeling Bahan Habis pakai yang akan di serahkan ke masing-masing Bidang
- Rekap Dokumen pembelanjaan dari Dana BOS dan BPOPP beserta Dokumentasi Barang yang di Terima
- Kartu Disposisi
- Kartu Kendali Masuk
- Kartu Kendali Keluar
- Box Penyimpanan Kartu Disposisi dan Kartu Kendali
- File Surat Masuk Keluar
- Pelayanan Legalisir
- Pengarsipan Data Kelembagaan Sekolah
- Arsip RAPBS/APBS
- RASK/DASK
- Buku Kas Tabelaris
- Buku-Buku Pencatatan Keuangan Komite Sekolah
- Buku-buku Pencatatan Keuangan Proyek
- Arsip SPJ Rutin, Proyek, Komite Sekolah
- Arsip SPJ KJM, Beasiswa
- Mengelola Aplikasi DAPODIK ( Data Pokok Pendidikan )
- Pengajuan KIP untuk melaksanakan Program PIP
- Pelayanan Administrasi Tata Usaha
- Verivikasi dan Validasi Data Peserta Didik
- Melakukan pengajuan dan verifikasi data Sertifikasi Guru
- Mengelola Aplikasi A-GTK
- Mengelola Aplikasi SIPPOL
- Menyiapkan perangkat dan jurnal pembelajaran
- Menyiapkan kelengkapan dokumen kurikulum KTSP setiap awal tahun pelajaran
- Menyiapkan perangkat untuk wali kelas
- Menyiapkan dan membuat formulir penilaian
- Membuat data induk siswa dan melengkapi data identitas siswa
- Menyiapkan administrasi ujian semester dan ujian sekolah
- Merekap pengumpulan jurnal pembelajaran
- Menscan dokumen administrasi pembelajaran
- Menyiapakan form rekap kehadiran siswa
- Merekap rincian data siswa per kelas per jurusan tiap bulan
- Mencetak dokumen penilaian kinerja guru
- Menyiapkan data di erapor untuk dilakukan pengisian nilai rapor
- Menginput nama DuDi dan penilaian Dudi di eraport
- Merekap nilai siswa kelas XII semester 1-6 dalam bentukDKN
- Menyiapkan dokumen untuk penulisan ijazah
- Membagi dan Scan dokumen ijazah siswa
- Membuat transkrip nilai raport bagi siswa yang membutuhkan
- Mengadministrasi data skp di emaster
- Merekap dan membuat Laporan Ketidakhadiran siswa Prakerin
- Membuat Surat ijin siswa Prakerin
- Mengarsip berkas Monitoring dan SPPD
- Mencetak Sertifikat siswa Prakerin
- Melaksanakan tugas kebersihan.
- Menjaga serta memelihara barang-barang yang berada di sekolah.
- Mengecek kebutuhan alat-alat kebersihan yang dibutuhkan.
- Melaporkan segala kejadian seperti laporan kehilangan atau kerusakan yang terjadi pada sarana serta prasarana sekolah.
- Membuka dan menutup pintu ruangan-ruangan.
- Membersihkan di setiap Ruangan (sesuai pembagian)
- Membersihkan Kamar mandi Sekolah (sesuai pembagian)
- Membuang sampah
- Memelihara tanaman sekolah
- Membuka dan menutup pintu gerbang sekolah.
- Menjaga keamanan selama kegiatan KBM.
- Menerima dan mencatat kedatangan tamu selama KBM.
- Mencatat identitas tamu sekolah.
- Mengatur kendaraan di depan sekolah waktu siswa datang dan pulang.
- Menjaga kebersihan lingkungan.
